Key terms in apartment rental contracts

Signing an apartment rental contract protects both parties' rights. Anyone looking into apartment rental procedures needs to understand these basic terms. This knowledge helps avoid unwanted risks.

Party information and property details

The contract must include full names, ID numbers/passport numbers, and addresses of all parties. Property information includes specific address, floor area, room count, and detailed furniture inventory with handover records.

Rent price and payment methods

State monthly rent clearly (in numbers and words), security deposit of 1-3 months, payment methods, and VAT invoice responsibilities. Agree clearly on who pays utility costs: electricity, water, internet, and management fees.

Rental period and renewal conditions

Define contract start and end dates clearly, plus renewal conditions. Set advance notice period for contract termination - usually 30 days.

Rights and responsibilities of both parties

• Landlord: Ensure legal ownership rights, handle major repairs and maintenance.

• Tenant: Pay on time, use property properly, maintain assets, no unauthorized modifications or subletting.

Handover conditions and deposit return

Return apartment in original condition (except natural wear). Include inspection records. Define deposit return conditions clearly and deduction cases.

Special agreements

Rules about pets, smoking, office use, quiet hours, and noise levels. Policies on visitors and event hosting.

Legal validity and dispute resolution

Check property ownership certificates and consider contract notarization for long-term rentals. Prioritize negotiation for disputes. If unsuccessful, resolve through competent courts.

Bilingual contract template for foreign tenants

Here's a standard English-Vietnamese bilingual apartment rental contract template. It suits foreign tenants with all necessary legal terms included. You can download and use directly or modify content to fit your specific situation.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM

Independence – Freedom – Happiness

—————o0o—————

HỢP ĐỒNG THUÊ CĂN HỘ
APARTMENT LEASE AGREEMENT

Số hợp đồng / Contract No.: …………………

Ngày ký / Date: …………………

I. THÔNG TIN CÁC BÊN / PARTIES INFORMATION

BÊN CHO THUÊ (Bên A) / LANDLORD (Party A):
- Họ tên / Full name: …………………………………
- Địa chỉ / Address: …………………………………
- CMND/CCCD/Hộ chiếu số / ID/Passport No.: …………………………………
- SĐT / Phone: …………………………………
- Cam kết là chủ sở hữu hợp pháp/được ủy quyền cho thuê căn hộ.

BÊN THUÊ (Bên B) / TENANT (Party B):
- Họ tên / Full name: …………………………………
- Quốc tịch / Nationality: …………………………………
- Hộ chiếu số / Passport No.: …………………………………
- Visa/Giấy phép tạm trú số / Visa or TRC No.: …………………………………
- Địa chỉ tạm trú tại VN / Temporary address in Vietnam: …………………………………
- SĐT / Phone: …………………………………
- Nếu là tổ chức / If organization:
   + Tên công ty / Company name: …………………………………
   + MST / Tax code: …………………………………
   + Địa chỉ trụ sở / Head office: …………………………………
   + Người đại diện / Representative: …………………………………
   + Chức vụ / Position: …………………………………

II. ĐIỀU KHOẢN HỢP ĐỒNG / TERMS & CONDITIONS

1. Đối tượng hợp đồng / Lease Object

Bên A cho Bên B thuê căn hộ tại địa chỉ: …………………………………
Diện tích: ………… m²; tầng: …………; số phòng: …………
Tình trạng: …………………………………
Trang bị nội thất: theo Phụ lục A.

Party A leases to Party B the apartment located at: ……………………
Area: ………… m²; floor: …………; room no.: …………
Condition: …………………………………
Furnishing: listed in Annex A.

2. Thời hạn thuê / Lease Term

Thời hạn thuê: ………… tháng, bắt đầu từ ngày ……… đến ngày ………
The lease term shall be ………… months, from ………… to …………

3. Giá thuê, đặt cọc và chi phí / Rent, Deposit & Expenses

Giá thuê: ………… VNĐ/tháng (……… USD/tháng)
Tiền đặt cọc: ………… VNĐ (……… tháng tiền thuê)
Thanh toán: trước ngày ………… hàng tháng, bằng …………………………………

Rent: ………… VND/month (……… USD/month)
Deposit: ………… VND (……… month(s) rent)
Payment: before ………… of each month, by …………………………………

4. Quyền và nghĩa vụ / Rights & Obligations

Bên A (Landlord):
- Bàn giao căn hộ đúng thời hạn, đúng tình trạng, đầy đủ nội thất theo Phụ lục A.
- Bảo đảm quyền sở hữu hợp pháp và quyền cho thuê.
- Hỗ trợ Bên B đăng ký tạm trú tại công an phường khi có yêu cầu.
- Bảo trì, sửa chữa các hư hỏng không do lỗi của Bên B.

Party A (Landlord):
- Deliver the apartment on time, in proper condition with all items listed in Annex A.
- Ensure legal ownership and right to lease.
- Support Tenant to register temporary residence at local police upon request.
- Maintain and repair damages not caused by Tenant.

Bên B (Tenant):
- Sử dụng căn hộ đúng mục đích, không vi phạm pháp luật.
- Thanh toán đầy đủ, đúng hạn.
- Không tự ý thay đổi cấu trúc, chuyển nhượng, cho thuê lại.
- Trả căn hộ đúng tình trạng khi kết thúc hợp đồng (trừ hao mòn tự nhiên).
- Chịu trách nhiệm bảo quản tài sản trong căn hộ.

Party B (Tenant):
- Use the apartment properly, not violating laws.
- Pay rent fully and on time.
- Not alter structure, sublease, or transfer without consent.
- Return the apartment in original condition (except normal wear & tear).
- Be responsible for keeping furniture in good condition.

5. Phạt vi phạm / Penalties

Nếu Bên B trả nhà trước hạn mà không có lý do chính đáng, Bên A có quyền khấu trừ toàn bộ/……….% tiền đặt cọc.
Nếu Bên B chậm thanh toán tiền thuê quá ………… ngày, phải chịu phạt …………% trên số tiền chậm trả.
Nếu Bên A đơn phương chấm dứt hợp đồng trái luật, phải hoàn trả cọc và bồi thường ………… VNĐ.

If Party B terminates early without valid reason, Party A may withhold the entire/……….% deposit.
If Party B delays rent payment more than ………… days, a penalty of …………% on overdue amount applies.
If Party A illegally terminates, must return deposit and compensate ………… VND.

6. Chấm dứt & báo trước / Termination & Notice

Hợp đồng chấm dứt khi hết hạn hoặc khi hai bên thỏa thuận bằng văn bản.
Một bên có quyền chấm dứt trước hạn nếu bên kia vi phạm nghĩa vụ.
Nếu chấm dứt trước hạn hợp pháp, phải thông báo bằng văn bản/email trước ít nhất ………… ngày.

The lease terminates upon expiration or mutual written agreement.
Either party may terminate early if the other breaches obligations.
In case of early termination, written/email notice must be given at least ………… days in advance.

7. Giải quyết tranh chấp / Dispute Resolution

Mọi tranh chấp phát sinh sẽ được ưu tiên giải quyết bằng thương lượng. Nếu không thành, đưa ra Tòa án có thẩm quyền tại TP.HCM.

Any dispute shall first be settled through negotiation. If not resolved, it shall be submitted to the competent Court in Ho Chi Minh City.

8. Nội quy căn hộ / House Rules (Annex C)

Bên B cam kết tuân thủ nội quy toà nhà/căn hộ: hút thuốc, thú nuôi, tiệc/ồn ào, khách vãng lai, giờ yên tĩnh, đỗ xe, treo bảng/khoan đục… theo Phụ lục C.

Party B shall comply with house/building rules: smoking, pets, parties/noise, visitors, quiet hours, parking, signage/drilling… as per Annex C.

9. Điều khoản chung / General Provisions

Hợp đồng lập thành ………… bản song ngữ Việt – Anh, mỗi bên giữ ………… bản, có giá trị pháp lý như nhau.
Trong trường hợp có mâu thuẫn giữa bản tiếng Việt và tiếng Anh, bản tiếng Việt được ưu tiên áp dụng tại Việt Nam.

This Agreement is made in ………… copies in Vietnamese and English, each party keeps ………… copies with equal legal validity.
In case of discrepancy, the Vietnamese version shall prevail in Vietnam.

10. Hoàn cọc & khấu trừ / Deposit Refund & Deductions

Trong vòng ………… ngày kể từ khi kết thúc hợp đồng, Bên A hoàn trả tiền đặt cọc cho Bên B, sau khi khấu trừ (nếu có) các chi phí hoặc hư hỏng có chứng từ chứng minh hợp lệ. Tiền đặt cọc không phát sinh lãi.

Within ………… days from the end of the lease, Party A returns the deposit to Party B, after deducting (if any) proven costs/damages with valid supporting documentation. No interest is payable on the deposit.

11. Bất khả kháng & sự cố toà nhà / Force Majeure & Building Incidents

Các sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, chiến tranh, quy định của cơ quan nhà nước…) hoặc sự cố hệ thống chung của toà nhà (mất điện nước, rò rỉ từ căn khác, côn trùng…) được miễn trừ trách nhiệm trong phạm vi hợp lý; các bên phối hợp xử lý, hỗ trợ giảm thiểu thiệt hại.

Force majeure events (natural disasters, epidemics, war, government orders…) or building-wide incidents (utility outage, leakage from other units, pests…) release liabilities within reasonable scope; parties shall cooperate to mitigate damage.

PHỤ LỤC A – DANH SÁCH NỘI THẤT / ANNEX A – FURNITURE LIST

PHỤ LỤC B – CHI PHÍ & DỊCH VỤ / ANNEX B – EXPENSES & SERVICES

PHỤ LỤC C – NỘI QUY CĂN HỘ / ANNEX C – HOUSE RULES

1) Hút thuốc / Smoking: ……………………………………………………
2) Thú nuôi / Pets: ……………………………………………………
3) Tiệc & độ ồn / Parties & noise: ……………………………………………………
4) Khách vãng lai & đăng ký tạm trú / Visitors & TR: ……………………………………………………
5) Giờ yên tĩnh / Quiet hours: ……………………………………………………
6) Đỗ xe / Parking: ……………………………………………………
7) Treo bảng, khoan đục / Signage & drilling: ……………………………………………………
8) Rác thải & vệ sinh / Waste & hygiene: ……………………………………………………

III. CHỮ KÝ / SIGNATURES

ĐẠI DIỆN BÊN A / LANDLORD                                 ĐẠI DIỆN BÊN B / TENANT
(Ký, ghi rõ họ tên / Sign & Print Name)                         (Ký, ghi rõ họ tên / Sign & Print Name)

Important notes when creating contracts for foreign tenants

Creating rental contracts for foreigners has special requirements. Consider these carefully to ensure legal validity and protect both parties' rights.

Document verification and legal requirements

Foreigners need valid passports, visas, and work permits (if applicable). Foreign companies need business registration certificates and tax codes. Property owners must have legal ownership certificates.

Bilingual contract drafting

Contracts need Vietnamese-English versions to prevent misunderstandings. The Vietnamese version is official if differences occur. Foreign signatures must match passport signatures.

Clear cost and tax regulations

Detail all costs: electricity, water, internet, service fees, and especially VAT invoice requirements. Foreigners often need these for company purposes or international payments.

Maintenance responsibilities and deposits

Define who handles major system maintenance and repairs clearly. Deposit amounts and return conditions must be transparent, including apartment condition upon return.

Temporary residence registration procedures

Landlords must help foreigners register temporary residence with ward police. This follows Vietnamese law requirements within specified timeframes.

Termination conditions and dispute resolution

State contract termination cases clearly with 30-day advance notice. Prioritize mediation and negotiation. If unsuccessful, resolve through competent Vietnamese courts.

Understanding rental contract terms protects both parties' rights and avoids legal risks. HOME, with over 10 years of experience in Ho Chi Minh City serviced apartment rentals, always helps international clients complete legal procedures professionally. We ensure smooth and safe transactions.